Dasar-dasar proses pengawasan
Dasar–Dasar
Proses Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam
semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang
memadai.
Menurut Winardi (2000, hal. 585) "Pengawasan adalah semua aktivitas yang
dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual
sesuai dengan hasil yang direncanakan".
Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan
fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti
yang diinginkan".
Menurut Komaruddin (1994, hal. 104) "Pengawasan adalah berhubungan dengan
perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan
terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti".
Menurut Kadarman (2001, hal. 159) Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik
untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan
balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah
ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut,
serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin
guna mencapai tujuan perusahaan.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan
adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat
terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah
ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang
diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
19.1 Pengertian
pengawasan
PENGAWASAN
Menurut
Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua
sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian
atau Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable ( manusia,
peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran
manajemen. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah
pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif
tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L.
Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by
which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Dengan
demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan
agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah
tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak
penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan
Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe,
atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Penjelasan:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna
memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya
dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan
merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun
demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan
dan tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan
tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang
mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka
berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode
serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa
petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang
yang memberikan penyerahan.
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa
dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia
bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun
atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan. Menurut Kadarman
(2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara
logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah
menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang
dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan
terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus
dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan
pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh
mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan
perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu
dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah
membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang
terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan
yang terjadi.
D. Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya
akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya
bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan
yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan
tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan
itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah
bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem
penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah
tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
E. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5
jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan
diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion
yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas,
maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal
penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan
harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi
terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika
pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai
dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian
peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi
(2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi,
sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan
boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat:
kembar siam dalam bidang manajemen”.
F. Bidang-Bidang Pengawas-an Srategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai
sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka
membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa
sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi
yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa
mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin
ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana
manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar
keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga
dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam
menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua
persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan
organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai
system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka
dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang
meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang
didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca
rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana
tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai
sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan
aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana
keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi.
Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem
sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi
kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan
pelaksanaan yang direncanakan.
referensi
1.
http://tips-belajar-internet.blogspot.com/2009/08/pengertian-pengawasan.html
2.
http://tips-belajar-internet.blogspot.com/2009/08/tipe-tipe-pengawasan.html
II.7 ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua
persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan
organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai
system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
Alat bantu pengawasan manajerial
Alat-alat
pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur
manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua
persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan
organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS
dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria
agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai
system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa
Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka
dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang
meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang
didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca
rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana
tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai
sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan
aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana
keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi.
Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem
sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi
kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan
pelaksanaan yang direncanakan.
management by exception
Pengertian
Management By Exception (MBE)
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis
komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik
maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan
pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh
tersedianya :
1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit
kerjanya.
Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan
maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau
tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja
Aktual( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang
harus dicapai).
Contoh :
Ω Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam
sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu
dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah
produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari
itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang
harus dilakukan oleh kelebihan produksi.
Ω Keputusan yang dapat diambil antara lain:
- Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
- Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
- Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.
Dalam mengmbil keputusan manajer harus diperhitungkan :
1. manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara
normal
2. keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan
Praktek dimana hanya informasi yang menunjukkan deviasi yang signifikan dari hasil aktualdari hasil yang dianggarkan atau direncanakan dibawa untuk memperhatikan manajemen.Tujuannya
adalah untuk memfasilitasi fokus pada tugas-tugas manajemen taktis dan strategis benar-benar penting. Dalam MBE, keputusan yang tidak dapat dibuat di satu tingkat manajemen diteruskan ke tingkat lebih tinggi berikutnya.
Sistem informasi manajemen
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Sistem informasi manajemen (
SIM) (
bahasa
Inggris:
management information system, MIS) adalah bagian dari
pengendalian internal suatu bisnis yang
meliputi pemanfaatan
manusia,
dokumen,
teknologi, dan
prosedur oleh
akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah
bisnis seperti
biaya produk, layanan, atau
suatu
strategi bisnis. Sistem informasi manajemen
dibedakan dengan
sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk
menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional
organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada
kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan
terhadap
pengambilan keputusan manusia, misalnya
sistem pendukung keputusan,
sistem
pakar, dan
sistem informasi
eksekutif.
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS)
A management information system (MIS) is a computerized
database of financial information organized and programmed in such a way that
it produces regular reports on operations for every level of management in a
company. It is usually also possible to obtain special reports from the system
easily. The main purpose of the MIS is to give managers feedback about their
own performance; top management can monitor the company as a whole. Information
displayed by the MIS typically shows "actual" data over against
"planned" results and results from a year before; thus it measures
progress against goals. The MIS receives data from company units and functions.
Some of the data are collected automatically from computer-linked check-out
counters; others are keyed in at periodic intervals. Routine reports are
preprogrammed and run at intervals or on demand while others are obtained using
built-in query languages; display functions built into the system are used by
managers to check on status at desk-side computers connected to the MIS by
networks. Many sophisticated systems also monitor and display the performance
of the company's stock.
KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF
Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :
1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan
tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling
sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah
atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di
organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau
gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga
tidak harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais
estándar sehingga dapat menentukan koreksi yang diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja
anggota organisasi dengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan
prestasi.
karakteristik
karakteristik pengawasan yang efektif
Kriteria
agar MIS berjalan efektif, yaitu :
- Mengikut
sertakan pemakai dalam tim perancangan
- Mempertimbangkan
secara hati-hati biaya system
- Memperlakukan
informasi yang relevan dan terseleksi
- Adanya
pengujian pendahuluan
- Menyediakan
latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan
kriteria utama MIS efektif yaitu :
- Pengawasan
terhadap kegiatan yang benar
- Tepat
waktu dalam pemakainya
- Menekan
biaya secara efektif
- System
yang digunakan harus tepat dan akurat
- Dapat
diterima oleh yang bersangkutan
Sumber :